Office Manager - H/F/X

Quelles seront vos missions ?  

Rattaché.e à la Direction Générale, vous aurez pour missions :  

Support opérationnel à la Direction générale :  

• Préparer les réunions et comités de directions : réaliser les présentations, accueillir les invités et partenaires, rédiger les comptes-rendus et synthèses, centraliser les reportings internes et suivre en autonomie certains des dossiers ;  
• Assurer les interactions et les échanges d’informations avec les interlocuteurs internes et externes ; 
• Gérer les agendas et organiser les déplacements de la direction en optimisant au maximum les plannings et les couts. 
• Aider à l’élaboration et à la mise à jour des procédures de fonctionnement du Groupe (déplacement, facturation…) 
• Gérer et suivre des projets stratégiques : collecte d’informations et de documents, organiser des dossiers. 
• Gérer le courrier et organiser l’archivage documentaire. 

Office management 

En supervision de l’assistant.e accueil et en lien avec la responsable achats groupe, vous devrez :  

• Être garant(e) de l’environnement de travail afin qu’il reste toujours fonctionnel, accueillant, professionnel et convivial. 
• Gérer l’accueil physique et téléphonique des bureaux. 
• Gérer la logistique de certains événements en interne ou avec des partenaires ou clients. 

Services généraux  

• S’assurer de la gestion des services généraux (avec suivi et gestion des outils et des consommables). 
• Assurer le suivi de la maintenance et de l’entretien des locaux, être responsable des travaux et de la négociation des contrats tout en respectant les réglementations en vigueur ; 
• Suivre et piloter les prestataires d’entretien et de maintenance : établir le cahier des charges des prestations, gérer les appels d’offres, suivre les contrats (nettoyage, informatique, courrier, reprographie, coursiers, accueil…) ; 
• Suivre la flotte de véhicules (de fonction et de société) ; 
• Organiser et superviser les déménagements, les aménagements de bureaux ou d’espaces de travail ; 

Management de l’assistant(e) accueil. 

• BTS, DUT, licence, master ? Peu importe votre niveau de formation, c’est avant tout votre expérience qui prime ! Ainsi, vous bénéficiez d’une expérience significative sur ce même type de poste auprès de dirigeants. 
• Vos différentes expériences vous ont permis d’évoluer sur des postes impliquant beaucoup de polyvalence et vous avez ainsi acquis des compétences liées à l’administratif, à la communication ou encore aux services généraux. 
• De nature curieux.se vous êtes un.e véritable touche à tout et vous appréciez votre rôle transversal : au carrefour des services !  
• Votre polyvalence et votre sens de l’organisation vous permettent de mener divers projets de front en passant de l’un à l’autre très facilement.  
• Votre aisance relationnelle et votre diplomatie ne sont plus à prouver, vous savez ainsi communiquer et adapter votre discours à tout type d’interlocuteurs.   
• Vous êtes reconnu.e pour votre esprit d’équipe, d’entraide et votre écoute   
• Vous avez également une bonne aisance rédactionnelle et maitrisez très bien l’orthographe  
• Rigueur, efficacité, organisation et discrétion sont autant de qualités que l’on vous reconnait !  
• Vous maitrisez Excel, Powerpoint & Word et êtes à l’aise avec la bureautique 

Que fait Vicartem ? 

VICARTEM est un groupe familial spécialisé dans l’investissement immobilier, l’hôtellerie et le retail. 

Depuis plus de vingt ans, les réalisations de VICARTEM ont pour trait commun des lieux d’exception dans le cœur des villes, tels le Balthazar Hôtel & Spa Nuxe à Rennes, premier 5 étoiles de la capitale bretonne, la boutique Hermès du passage Pommeraye à Nantes ou encore les Maisons du Monde Hôtel & Suites, un concept hôtelier alliant style et convivialité autour d’une devise percutante : « Ici, c’est comme à la maison, mais en mieux ».  

De bonnes raisons de les rejoindre ? 

• La richesse et la diversité des projets sauront sans aucun doute vous séduire !  
• L’occasion d’intégrer une entreprise avec une bonne ambiance et où chacun est fier d’y travailler   
• La possibilité d’apporter sa pierre à l’édifice grâce à un travail de longue haleine sur les projets  
• L’opportunité de rejoindre une équipe respectueuse, avec un bel état d’esprit et travaillant dans la transparence !   

• CDI forfait jour 
• Statut cadre 
• Démarrage :  Dès que possible    
• Poste basé en plein centre de Rennes    
• RTT  
• Rattachement hiérarchique : Direction Générale  
• Période d’essai : 4 mois non renouvelable