GEPP : définition, obligations légales et démarche en 5 étapes

GEPP, GPEC : qu’est-ce qui a vraiment changé ?

La GEPP a remplacé l’appellation GPEC dans le Code du travail avec les ordonnances du 22 septembre 2017. La finalité ne change pas : anticiper l’évolution des métiers et combler l’écart de compétences. Ce qui change, c’est l’angle : la GPEC raisonnait en postes et en effectifs, la GEPP ajoute le parcours individuel de chaque salarié (mobilité, évolution, employabilité) et, depuis 2021, la transition écologique.

Quels textes ont fait naître la GEPP ?

Trois étapes législatives suffisent à dater la notion :

• La loi de programmation pour la cohésion sociale du 18 janvier 2005 a introduit l’obligation de négocier sur la gestion prévisionnelle dans les entreprises d’au moins 300 salariés (DREETS PACA, 2024).
• Les ordonnances du 22 septembre 2017 : l’ordonnance n° 2017-1385 relative au renforcement de la négociation collective a réorganisé la périodicité et le contenu des négociations obligatoires, dont celle sur la gestion des emplois et des parcours professionnels (Centre Inffo, 2017). L’ordonnance n° 2017-1387 comporte, elle, un chapitre « Dispositifs de gestion des emplois et des parcours professionnels ».
• La loi n° 2021-1104 du 22 août 2021, dite Climat et résilience (article 40), a complété l’article L2242-20 : le dispositif de gestion prévisionnelle doit désormais être pensé « notamment pour répondre aux enjeux de la transition écologique » (Centre Inffo, août 2021).

Beaucoup d’accords et de directions des ressources humaines (DRH) parlent encore de GPEC : ce n’est pas faux, juste un peu vintage. Le Code du travail lui-même emploie encore l’expression à l’article L2312-24.

Sources : Code du travail, article L2242-20 (version issue de la loi du 22 août 2021), article L2242-2, DREETS PACA, décembre 2024.

Concrètement, une démarche bâtie en 2026 répond à deux questions : de quelles compétences aurez-vous besoin dans trois ans, et quel chemin proposez-vous à chaque salarié pour y arriver ?

Par où commencer : les compétences, pas l’organigramme

L’organigramme vous dit qui occupe quel poste. Il ne vous dit pas que toute la maintenance de votre ligne 2 repose sur Gérard, qui part dans dix-huit mois. Partez donc des compétences réellement détenues, métier par métier, en interrogeant les managers de terrain. Le bureau RH seul produit un joli tableau ; les managers savent où sont les trous.

Cette question simple suffit à repérer les premières compétences critiques, celles qui justifient de lancer la démarche.

Êtes-vous obligé de négocier un accord GEPP ?

Oui, si votre entreprise ou votre groupe compte au moins 300 salariés, ou 150 salariés en France pour une entreprise ou un groupe de dimension communautaire. L’employeur doit alors engager, au moins une fois tous les quatre ans, une négociation sur la gestion des emplois et des parcours professionnels (article L2242-2 du Code du travail). En dessous, aucune obligation de négocier sur ce thème.

Précision utile : les négociations obligatoires supposent qu’au moins une section syndicale d’organisation représentative soit constituée dans l’entreprise (article L2242-1).

Trois ans ou quatre ans : quelle périodicité s’applique chez vous ?

Le Code du travail superpose trois niveaux de règles, ici un tableau vaut mieux qu’une blague :

Sources : Code du travail, articles L2242-2, L2242-11, L2242-13 et L2242-20.

À défaut d’accord, si la négociation triennale n’a pas été engagée plus de 36 mois après la précédente, une organisation syndicale représentative peut l’exiger ; l’employeur convoque alors les parties sous 15 jours (article L2242-13). Premier réflexe : ressortez vos accords existants pour vérifier la périodicité applicable chez vous.

Nouveauté : depuis la loi n° 2025-989 du 24 octobre 2025, le même article prévoit aussi, à partir de 300 salariés, une négociation triennale sur l’emploi et les conditions de travail des salariés expérimentés. Elle se prépare avec les mêmes données que la GEPP : pyramide des âges, départs prévisibles, compétences critiques.

Les six thèmes que la loi impose à défaut d’accord

L’article L2242-20 du Code du travail liste les thèmes de la négociation triennale sur la gestion des emplois, des parcours professionnels et la mixité des métiers :

1. Un dispositif de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences, notamment pour répondre aux enjeux de la transition écologique, et ses mesures d’accompagnement : formation, abondement du compte personnel de formation (CPF), validation des acquis de l’expérience (VAE), bilan de compétences, mobilité.
2. Le cas échéant, les conditions de la mobilité professionnelle ou géographique interne.
3. Les grandes orientations à trois ans de la formation et les objectifs du plan de développement des compétences.
4. Le recours aux différents contrats de travail, au temps partiel et aux stages, et les moyens de réduire l’emploi précaire.
5. L’information des sous-traitants sur les orientations stratégiques qui touchent leurs métiers, l’emploi et les compétences.
6. Le déroulement de carrière des salariés exerçant des responsabilités syndicales.

Un bilan est réalisé à l’échéance de l’accord.

Échouer n’est pas fauter, ne pas essayer l’est

La loi impose d’engager la négociation, pas de conclure un accord. En revanche, se soustraire à l’obligation périodique de négocier est une infraction pénale. L’article L2243-2 vise les obligations des articles L2242-1 et L2242-20, et l’article L2243-1 est rédigé ainsi :

« Le fait de se soustraire aux obligations prévues à l’article L. 2242-1, relatives à la convocation des parties à la négociation et à l’obligation périodique de négocier, est puni d’un emprisonnement d’un an et d’une amende de 3 750 euros. »

Code du travail, article L2243-1, version en vigueur depuis le 1er janvier 2016

On parle couramment de délit d’entrave à la négociation. Gardez la trace de chaque étape : convocations, réunions, propositions et, en cas d’échec, procès-verbal de désaccord.

Sous 300 salariés, des obligations voisines s’appliquent déjà

Quelle que soit votre taille, vous restez tenu par des obligations qui forment les briques d’une GEPP :

• L’entretien de parcours professionnel : depuis la loi n° 2025-989 du 24 octobre 2025, applicable depuis le 26 octobre 2025, il a lieu au cours de la première année suivant l’embauche, puis tous les quatre ans, avec un état des lieux récapitulatif tous les huit ans (article L6315-1 ; Centre Inffo). Un accord d’entreprise ou, à défaut, de branche peut prévoir un autre rythme, sans dépasser quatre ans.
• L’adaptation des salariés à leur poste de travail (article L6321-1), que le plan de développement des compétences formalise.
• La consultation du comité social et économique (CSE) sur les orientations stratégiques et la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences, dès 50 salariés (article L2312-24).

Attention au seuil franchi par croissance externe : il s’apprécie au niveau de l’entreprise ou du groupe. Un rachat se fête, puis se déclare à votre juriste social.

Avant tout rendez-vous, rassemblez trois documents : vos accords collectifs en vigueur, votre pyramide des âges et la liste des postes difficiles à pourvoir.

Comment mener une démarche GEPP en 5 étapes ?

Une démarche GEPP suit cinq étapes : diagnostic, projection, cartographie des écarts, plan d’action, suivi. Le Code du travail fixe des thèmes de négociation, pas de méthode : celle-ci vient du terrain. Dans une PME de 100 à 300 salariés, comptez environ trois mois pour un premier cycle centré sur trois métiers (estimation Happy to meet you, à confirmer selon votre besoin), managers impliqués dès le diagnostic.

1. Diagnostiquer l’existant : pyramide des âges par métier, effectifs, compétences détenues, départs prévisibles à trois ans. Croisez les données de paie avec l’avis des managers.
2. Projeter les besoins : traduire la stratégie (nouveau site, automatisation, nouveau marché) en métiers qui grandissent, se transforment ou disparaissent. Sans stratégie écrite, pas de projection possible : commencez par faire écrire au dirigeant ses trois priorités à trois ans.
3. Cartographier les écarts : pour chaque métier sensible, écrire l’écart en nombre de personnes et en niveau de compétence. C’est le cœur de la méthode, et l’étape à ne pas survoler.
4. Construire le plan d’action : formation, mobilité interne, recrutement externe, alternance, tutorat pour les départs à la retraite. Chaque action a un responsable, un délai et un budget.
5. Suivre et ajuster : quatre indicateurs revus chaque semestre, présentés au CSE s’il existe, puis un bilan à l’échéance de l’accord, comme le prévoit l’article L2242-20 pour les entreprises qui négocient.

Les 5 questions à poser à chaque manager

1. Quelles compétences de votre équipe ne sont détenues que par une seule personne ?
2. Qui peut partir dans les trois ans (retraite, mobilité, fragilité connue) ?
3. Quel projet de l’entreprise va changer le travail de votre équipe ?
4. Quel poste avez-vous eu le plus de mal à pourvoir ces deux dernières années ?
5. Qui, dans votre équipe, pourrait évoluer si on l’accompagnait ?

Commencer petit pour finir quelque part

Commencez par trois métiers, pas par l’organigramme entier. Choisissez ceux où un départ non remplacé arrêterait la production ou la facturation, et étudiez d’abord la mobilité interne. Notre article sur la mobilité interne comme levier de fidélisation explique comment la rendre attractive. Pour outiller vos équipes RH et vos managers (référentiel, matrice de polyvalence, entretien de parcours professionnel comme outil de projection), voyez notre formation sur la gestion des emplois et la mobilité interne.

PME de 50 à 300 salariés : quelle version allégée de la GEPP suffit ?

Sous le seuil de 300 salariés, la négociation n’est pas obligatoire, mais ses briques le sont déjà : entretien de parcours professionnel, adaptation des salariés à leur poste, consultations du CSE dès 50 salariés. La version allégée consiste à assembler ces obligations en un seul exercice de projection, sur trois métiers critiques, plutôt que de les subir comme trois corvées administratives séparées.

À partir de quand la démarche vaut-elle l’effort ?

Aucun texte ne fixe de seuil. Notre repère de terrain : dès que vous recrutez plus de cinq personnes par an sur des métiers en tension, ou qu’un seul départ peut arrêter une ligne ou un service. Un tableau de dix lignes, revu deux fois par an, vaut mieux qu’un accord de trente pages jamais relu.

Recycler vos entretiens de parcours professionnel

La loi n° 2025-989 du 24 octobre 2025 a renommé l’entretien professionnel en entretien de parcours professionnel et en a précisé le contenu : compétences, parcours et besoins de formation, souhaits d’évolution, activation du CPF. L’entretien ne porte pas sur l’évaluation du travail du salarié (article L6315-1). Ajoutez-y deux questions et il devient votre outil de projection :

• « Quelle compétence aimeriez-vous développer dans les deux ans ? »
• « Seriez-vous ouvert à un changement de poste ou de site ? »

Compilez les réponses par métier : vous obtenez une première carte des mobilités possibles, sans questionnaire supplémentaire ni réunion de plus.

Mise en situation : la ligne de production qui part à la retraite

Imaginons une entreprise agroalimentaire d’environ 200 salariés, avec une seule responsable RH, qui viendrait d’automatiser deux lignes. Un tiers de ses quinze conducteurs de ligne partirait à la retraite dans les trois ans, et les nouveaux équipements exigeraient des compétences de supervision absentes en interne.

Une démarche allégée sur trois métiers permettrait d’arbitrer : former des opérateurs volontaires à la conduite de ligne, confier à un cabinet les profils introuvables en interne (techniciens de maintenance, par exemple), organiser un tutorat par chaque futur retraité. Sans projection, l’entreprise découvrirait le trou au premier départ, c’est-à-dire trop tard.

Que vous passiez par la formation ou non, retenez l’ordre : trois métiers, deux questions ajoutées aux entretiens, un tableau revu chaque semestre.

Quels outils et quels indicateurs pour faire vivre la démarche GEPP ?

Trois outils suffisent : un référentiel de compétences par métier, une matrice de polyvalence par équipe et un tableau de bord de quatre indicateurs. Un logiciel dédié apporte du confort quand les effectifs et les métiers se multiplient. Dans une PME, un tableur partagé tenu à jour fait le travail, à condition qu’un responsable soit nommé. Un fichier sans propriétaire est un fichier mort.

Les trois outils, en version utile

• Le référentiel de compétences : la liste des compétences attendues par métier, avec des niveaux de maîtrise. Visez dix à quinze compétences par métier, pas cinquante.
• La matrice de polyvalence : un tableau qui croise les salariés d’une équipe et les compétences qu’ils détiennent. Son super-pouvoir : faire apparaître en un coup d’œil les compétences détenues par une seule personne.
• Le tableau de bord : quatre indicateurs, pas davantage, revus chaque semestre.

Les 4 indicateurs à suivre

Indicateurs proposés par Happy to meet you, à adapter à vos métiers. Aucun texte n’impose cette liste.

Un tableau de bord présenté deux fois par an devient vite un rendez-vous auquel personne n’ose venir les mains vides.

Pourquoi tant de démarches GEPP finissent-elles au fond d’un classeur ?

Parce qu’elles produisent un diagnostic au lieu de décisions. Une démarche qui ne débouche sur rien coûte deux fois : le temps passé, et les recrutements en urgence qu’elle n’a pas évités. Les causes d’échec sont connues, et chacune a sa parade : un référentiel trop lourd, une stratégie non écrite, un plan sans budget, des entretiens déconnectés de la démarche.

Les 4 causes d’échec et leur parade

Finir par des actions, pas par un rapport

Une cartographie des écarts n’a de valeur que si elle débouche sur des décisions datées : quels postes recruter, quels salariés former, quelles mobilités organiser, avec un calendrier et un budget. C’est pour cela qu’il est utile d’avoir sous le même toit le diagnostic, la formation et le recrutement. Chez Happy to meet you, cabinet de recrutement, organisme de formation et conseil RH, le diagnostic n’est jamais livré seul.

Dernier conseil avant le lexique : fixez dès aujourd’hui la date de votre première revue semestrielle. Une démarche sans échéance n’en est pas une.

FAQ : vos questions sur la GEPP

La GEPP n’est ni un acronyme de plus ni un accord à ranger dans un classeur. C’est une question posée à trois ans, de quelles compétences aurez-vous besoin, et un plan d’action daté pour y répondre par la formation, la mobilité et le recrutement. La règle d’or : trois métiers critiques, un plan daté et budgété, revu chaque semestre. Alors, par quels trois métiers commenceriez-vous ?