Secrétaire de direction - H/F/X

Vous serez l’une des personnes de confiance de la direction, garant(e) de l’efficacité opérationnelle administrative et de la fluidité des échanges au sein de l’entreprise. Votre rôle sera polyvalent, exigeant et central, alliant organisation, discrétion et proactivité.

Au sein de cette entreprise, la Secrétaire de Direction n’est pas seulement une assistante : c’est une partenaire de confiance qui contribue activement à la bonne marche de l’entreprise.

Vos responsabilités seront variées et essentielles :

– Assistanat quotidien de la direction : L’art de l’anticipation et de l’organisation

• Accueil physique et téléphonique : Vous serez la première image de l’entreprise, garantissant un accueil professionnel, chaleureux et efficace pour tous les interlocuteurs (clients, partenaires, collaborateurs).

• Gestion de l’agenda du Président : Vous prioriserez et organiserez les rendez-vous, réunions et déplacements avec rigueur et souplesse, en anticipant les imprévus.

• Organisation des déplacements : Réservations (transports, hébergements), préparation des itinéraires et des dossiers de voyage.

• Traitement du courrier (physique et électronique) : Vous classerez, trierez et répondrez aux sollicitations avec réactivité et professionnalisme.

• Préparation des dossiers en amont des réunions : Vous synthétiserez les informations clés et veillerez à ce que tout soit prêt pour que les décisions puissent être prises en toute sérénité.

• Suivi des dossiers confiés : Vous assurerez un suivi méthodique des actions en cours, en relançant les interlocuteurs si nécessaire.

– Appui au Président et au Directeur Général Adjoint : Un rôle de confiance

• Vous assisterez le Président sur des dossiers professionnels et personnels, en toute confidentialité et discrétion.

• Vous soutiendrez le Directeur Général Adjoint sur des sujets spécifiques, en assurant la coordination et le suivi des actions.

– Gestion et suivi des services généraux : La logistique au service de l’entreprise

• Suivi des prestataires et fournisseurs (artisans, nettoyage, téléphonie, informatique, etc.) : Vous veillerez à ce que les services externes répondent aux standards de qualité attendus.

• Gestion des achats (fournitures bureautiques et téléphoniques) : Vous négocierez les contrats et optimiserez les coûts.

• Gestion des contrats d’assurance : Vous serez le(a) référent(e) pour les questions liées aux assurances de l’entreprise.

• Représentation de l’entreprise au sein de la copropriété : Vous participerez aux Assemblées Générales de copropriété et au Conseil Syndical de l’immeuble.

– Assistance administrative juridique : Un appui précieux pour les dossiers sensibles

• Suivi des dossiers juridiques en lien avec les avocats (AG du Groupe, statuts, augmentations de capital, changements de dénomination, etc.) : Vous coordonnerez les échanges et veillerez au respect des échéances.

– Communication interne et externe : L’art de créer du lien

• Mise en œuvre des opérations de communication : Organisation des vœux annuels et des réceptions, en veillant à ce que ces moments reflètent les valeurs de l’entreprise.

• Intégration des dossiers sur le serveur informatique : Vous centraliserez et partagerez les informations pour que toutes les parties prenantes y aient accès en temps réel.

Nous sommes à la recherche d’un(e) professionnel(le) rigoureux(se), organisé(e) et doté(e) d’un excellent relationnel.

Voici ce qui fera la différence :

• Vous êtes issu(e), à minima, d’une formation de type BTS en bureautique/secrétariat (ou équivalent).

• Vous maîtrisez des outils bureautiques : Word, Excel, PowerPoint, Outlook.

• Vous avez acquis une expérience confirmée en secrétariat de direction, une dizaine d’années.

• Vous savez anticiper les besoins, gérer les priorités et travailler avec discrétion.

• Vous êtes reconnu.e pour votre aisance rédactionnelle : rédaction de comptes-rendus, courriers et notes avec clarté et précision.

• Vous savez vous ajuster aux changements de dernière minute et garder votre sang-froid.

• Vous savez comprendre les attentes et y répondre avec pertinence grâce à votre écoute active.

• Vous aimez travailler en collaboration et créer une ambiance positive.

• Vous gérez des informations sensibles avec discrétion et professionnalisme.

• Organisée, rien ne vous échappe, vous aimez que tout soit à sa place et à l’heure.

Nous sommes une entreprise reconnue, où l’exigence, la confiance et l’esprit d’équipe sont au cœur de notre culture. Bien que nous ne puissions pas encore dévoiler notre nom, sachez que vous rejoindrez une structure où chaque collaborateur compte, et où votre rôle sera essentiel au bon fonctionnement de tous.

Notre environnement est stimulant et varié, avec des enjeux qui évoluent au rythme des projets. Vous serez au cœur de l’action, en contact permanent avec la direction et l’ensemble des services, ce qui vous offrira une vision globale de l’entreprise.

Pourquoi nous rejoindre ?

• Un poste clé : Vous serez indispensable au bon fonctionnement de la direction et aurez un impact direct sur l’entreprise.

• Un environnement humain : Nous privilégions le respect, la confiance et la bienveillance.

• Des missions variées : Pas de routine ici ! Chaque jour apporte son lot de nouveaux défis.

• Une autonomie responsable : Vous aurez la liberté d’organiser votre travail, tout en bénéficiant du soutien de l’équipe.

• Type de contrat : CDI.

• Lieu de travail : Rennes (à proximité des transports en commun, bus et métro).

• Horaires : Temps plein

• Rémunération : Selon profil et expérience (fixe attractif + avantages).