Coordinateur administratif et commercial - H/F

Rattaché(e) au Directeur du pôle Tourisme vous participez à la création du poste.

• Vous aurez pour rôle de garantir le bon fonctionnement administratif du pôle, de centraliser et de coordonner les demandes d’informations, de visites et de réservation émanant des clientèles groupes (scolaires, centres de loisirs, entreprises, loisirs, CE, individuels regroupés) ainsi que le suivi de A à Z du parcours client. Dans ce cadre, vous serez en étroite collaboration avec les salariés en charge de la création et la commercialisation des produits tourisme & loisirs.
• Vous aurez pour mission principale de centraliser et coordonner les demandes entrantes des clientèles groupes sur le marché du tourisme d’agrément (loisirs, entreprises & scolaires, individuels regroupés) en répondant aux demandes et aux sollicitations entrantes des clients groupes (prise en charge appels téléphoniques et boite mail). Vous préparez les propositions et documents commerciaux (devis, fiches descriptives, documents administratifs et contractuels). Vous assurez les relations avec les clients tout au long du parcours (relance, suivi, coordination, facturation, gestion de l’après-vente et des éventuelles réclamations).
• Vous assurez également la gestion administrative du pôle tourisme. Vous traitez les courriels du pôle, organisez les réunions, des commissions de travail, vous rédigez des compte-rendu, organisez des déplacements et les évènements liés à la vie du pôle.
• Vous gérez les plannings du personnel de l’office de tourisme et vous coordonnez le planning des guides-conférenciers en lien avec l’assistante du service produits touristiques. Vous réalisez les supports de communication interne (rapports, compte-rendu, bilans, notes…). Vous assurez l’élaboration et la mise à jour des bases de données (professionnels du tourisme & des loisirs, clientèles groupes et loisirs, scolaires). Vous participez au comité mensuel de newsletters et assurez le suivi des newsletters du pôle tourisme en lien avec les équipes du pôle (newsletter scolaire, groupe loisirs & entreprises, tourisme/billetterie).
• Vous suivez la comptabilité du pôle tourisme. Vous suivez les ventes & recettes du pôle tourisme en lien avec les équipes (édition régulière de tableaux de bord des ventes et recettes, reporting des résultats). Vous réalisez les factures des prestations vendues par le pôle tourisme en lien avec l’équipe Produits Touristiques. Vous suivez les dépenses, les achats et les engagements du pôle tourisme.