Chargé d'Affaires - H/F

Quelles seront vos missions ?  

Dans le cadre d’une évolution interne et sous la responsabilité de la Directrice d’Exploitation du Couvent des Jacobins, vous aurez pour challenge de réaliser le pilotage et le suivi des événements préalablement contractualisés par le service Développement. Vous commercialisez l’ensemble des prestations complémentaires nécessaires au bon déroulement des évènements. Vous serez le lien entre le client et l’ensemble des parties prenantes internes et externes dans la prise en charge des aspects commerciaux, financiers, techniques, logistiques. Vous serez le pivot entre les différents acteurs pour coordonner le déploiement de l’évènement et le.la garant.e de la contractualisation de l’ensemble des prestations complémentaires, de la satisfaction client et vous participez à l’amélioration de l’offre de services. 

Vous aurez pour missions de : 

Sur la phase de préparation de l’évènement : 

Vous préparez le déploiement complet des prestations contractualisées avec le client, en lien si nécessaire avec la Direction de la Production et du Bâtiment :  

• Vous gérez la relation client et vous participez à la définition du cahier des charges client et du déroulé détaillé de l’événement. 
• Vous transmettez l’ensemble des besoins du client aux régisseurs généraux et à l’ensemble des parties prenantes (traiteur, pauses, accueil, nettoyage, sécurité, installation générale, personnel et prestataire technique). 
• Vous validez les solutions techniques en concertation avec les régisseurs généraux et/ou auprès de la Direction de Production. 
• Vous réalisez un livrable récapitulant l’ensemble des commandes et des bons de travail pour la livraison de l’évènement. 
• Vous rédigez des briefs clients. 
• Vous formalisez un debrief post évènement. 

Vous optimisez les ventes par la réalisation d’avenants au contrat du client, en lien avec la Direction de l’Exploitation : 

• Vous valorisez les solutions internes/externes.
• Vous commandez des études de faisabilité auprès des régisseurs généraux.   
• Vous chiffrez les prestations complémentaires proposées au client. 
• Vous réalisez les avenants. 
• Vous suivez les évolutions du contrat.  
• Vous accompagnez les organisateurs sur l’implantation de l’exposition en adaptant l’offre et sur l’accueil des exposants avec une offre adaptée. 
• Vous accompagnez le régisseur général pendant l’évènement sur les questions de facturation ou de contractualisation.  

Sur le volet RSE, vous accompagnez le client sur les sujets de RSE dans le cadre des cahiers des charges exprimés. Vous intégrez les démarches en place sur le volet RSE du Couvent des Jacobins et vous êtes force de proposition auprès du client pour l’encourager à réduire l’impact environnemental de son évènement. Vous participez à la mise en place et au suivi d’indicateurs « durables ». 

Sur la phase de clôture de l’événement : 

• Vous êtes responsable de la facturation : vous chiffrez les prestations complémentaires contractualisées avec le client et les éventuelles remises, vous facturez y compris les redevances prestataires et vous suivez les règlements. 
• Vous recueillez les éléments de satisfaction auprès du client : vous envoyez le questionnaire de satisfaction et vous suivez le retour. Vous débriefez avec la Direction d’Exploitation et vous proposez des actions d’amélioration en lien avec la Direction d’Exploitation. 

Vous avez idéalement une formation Bac+2 commerciale et/ou une première expérience qui a démontré votre capacité à vendre des prestations. 

Vous êtes rigoureux.se, organisé.e et vous avez le sens du service client. 

Vous savez travailler en équipe et vous adaptez à différents interlocuteurs internes ou externes. 

Vous êtes plutôt agile et force de proposition. 

Vous êtes dynamique et naturellement vous impulsez une énergie communicative. 

Vous maîtrisez les outils bureautiques (World, Excel, PowerPoint, Outlook). 

Vous avez des notions d’anglais. 

Choisissez la bonne destination : RENNES 

« Destination Rennes » est une Société Publique Locale qui a pour mission de développer l’image et l’offre de la métropole en mettant en avant ses atouts, ses excellences économiques, académiques, culturelles et touristiques et en en assurant la promotion aux plans national et international. Pour ce faire, elle exerce 4 missions : l’office du tourisme, le centre des congrès, le bureau des congrès et le business service. L’objectif de Destination Rennes est de faire de la métropole rennaise, une destination française majeure dans l’offre européenne des villes touristiques et de congrès. Depuis 2014, Destination Rennes en tant qu’acteur majeur de l’économie de son territoire, poursuit l’ambition de bâtir et de valoriser avec l’ensemble des acteurs du territoire une Destination Innovante et Durable et de maintenir un équilibre entre attractivité et durabilité.  

Tous les chemins mènent à Rennes ! La capitale de la Bretagne, porte d’entrée du Grand Ouest, est une destination d’affaires accessible. Pour vos rencontres professionnelles, Rennes est une ville de convergence « à taille humaine ». Une fois sur place, vos congressistes trouveront tout ce dont ils ont besoin, aux portes du Couvent des Jacobins : le cœur de ville et les ruelles historiques sont à leurs pieds, accessibles en quelques minutes, pour se détendre ou se restaurer. 

Le couvent des Jacobins, nommé également ancien couvent de Bonne-Nouvelle, est un ancien édifice religieux et une ancienne caserne, situé dans le centre-ville de Rennes. Il comprend une église, un cloître et des bâtiments conventuels.  

En 2018, l’édifice est devenu le centre des congrès de Rennes Métropole. 

Le couvent se situe dans le quartier Centre, au nord du centre historique de la ville de Rennes et s’élève à l’angle nord-ouest de la place Sainte-Anne, le long des rues d’Échange (au sud) et de Saint-Malo (à l’est). Cette dernière sépare le couvent de la basilique Notre-Dame-de-Bonne-Nouvelle. 

Le Couvent des Jacobins, c’est : 15000 m2, un Grand Auditorium pour accueillir jusqu’à 1 200 personnes, jusqu’à 400 personnes dans l’Auditorium patrimonial, une salle plane pour 500 personnes, 25 salles de commissions de 40 à 400 places  chacunes, 4 000 m2 d’exposition, jusqu’à 1 500 personnes en dîner assis et 3 000 personnes en cocktail. 

De bonnes raisons de les rejoindre ? 

• La possibilité de travailler dans une entreprise à taille humaine et dans un milieu professionnel bienveillant. 
• L’organisation vous permet de monter en compétence en évoluant sur des évènements plus complexes au fil de l’eau. 
• Vous êtes en contact direct avec vos clients et vous proposez des prestations sur-mesure.  
• Une société basée dans un quartier très dynamique à Rennes  

• Agent de maitrise, 35 heures hebdomadaires 
• Tickets restaurant 
• Mutuelle, CSE, accord de télétravail (1 journée hebdomadaire possible) 
• Démarrage :  juin 2023 avec période de tuilage 
• Poste basé Place Saint Anne à Rennes 
• Poste ouvert aux personnes en situation de handicap