5 étapes pour gérer sa passation au travail

Si certains salariés sont naturellement doués pour ce type de mission, cela peut vite courir à la catastrophe pour d’autres, par manque d’organisation. No stress, on vous donne 5 étapes clés pour une passation au travail digne de ce nom !

1. Annoncez votre départ

Anticipez et annoncez votre remplacement le plus tôt possible en interne. Cela évite les rumeurs et spéculations autour de la machine à café ! Cette remarque est d’autant plus vraie pour les postes de management ; vous risquez de déstabiliser vos collaborateurs si vous leur annoncez qu’ils vont changer de manager une semaine avant votre départ (et il serait quand même dommage de passer à côté d’un pot de départ). Alors, prenez les choses en mains avec plusieurs semaines d’anticipation pour organiser au mieux la passation.

2. Anticipez l’arrivée de votre successeur

Attendre la veille de votre départ pour former votre remplaçant est rarement une bonne idée. De votre côté, vous n’aurez plus tellement la tête au travail et oublierez sans doute des éléments essentiels par manque de concentration ou d’implication. Votre remplaçant, quant à lui, risque de mal digérer le trop-plein d’informations ingurgitées dans la journée.

La solution : faire arriver la nouvelle recrue quelques semaines avant votre départ, d’autant plus s’il s’agit d’un poste à responsabilités. Quelques semaines de passation ne seront pas de trop pour former votre remplaçant. Ce transfert de compétences en binôme est indispensable pour ne pas bousculer le bon fonctionnement des projets en cours, instaurer les nouvelles habitudes dans les équipes et prévenir les clients du changement d’interlocuteur. Ce “doublon” de quelques semaines représente un coût, certes, mais vous êtes probablement la personne la mieux placée pour former votre successeur. Ce dernier pourra dès lors commencer à prendre ses marques, poser ses questions au fur et à mesure, et intégrer les premiers réflexes.

3. Présentez la nouvelle recrue

Vous n’aimeriez pas arriver dans une nouvelle entreprise sans que l’on vous présente vos futurs interlocuteurs ? Votre successeur non plus. La formation de votre remplaçant est l’occasion idéale pour commencer son intégration, alors commencez par lui présenter les personnes qu’il sera amené à côtoyer au quotidien. Puis, petit à petit, étendez les présentations à toutes les équipes. L’arrivée d’un nouveau collaborateur est toujours une bonne occasion pour organiser un moment en équipe et apprendre à faire connaissance. Aussi, n’oubliez pas de présenter votre remplaçant à vos clients/partenaires/fournisseurs externes. Anticipez bien ce changement d’interlocuteur qui pourrait perturber leurs habitudes.

4. Faites-le assister à des moments clés

Vous participez à des réunions hebdomadaires indispensables à l’avancement de vos projets ? Emmenez votre remplaçant avec vous pour qu’il observe attentivement votre rôle. Mettez-vous à sa place, il n’est jamais agréable de débarquer à une réunion sans connaître le sujet ou les codes utilisés. Votre remplaçant sera plus à l’aise par la suite s’il a assisté à quelques réunions clés pendant lesquelles il a pu prendre ses marques.

5. Restez disponible

A moins que vous ne détestiez déjà votre remplaçant, une fois parti, rien ne vous empêche de rester disponible pour lui, même à distance. Une prise de poste n’est jamais un moment facile et votre soutien le soulagera dans ses premières missions. Et puis entre nous, il est toujours agréable de se sentir indispensable ! 😉